Cuántos paquetes podés despachar por día: cómo se calcula tu capacidad real

Tu capacidad real de despacho es la cantidad de paquetes que podés preparar y entregar en tu peor día, no en tu mejor día. Es una distinción incómoda y es la que separa una operación que cumple de una que incumple justo cuando más vendió.

La mayoría de los vendedores no conoce este número. Conoce un promedio, que es otra cosa.

¿Por qué el promedio no sirve para dimensionar?

Porque las ventas no llegan repartidas. Llegan en olas: el lunes a la mañana, el día después de una campaña, la semana del Hot Sale. Si despachás 40 paquetes diarios en promedio y dimensionaste para 40, el día que entren 90 no vas a despachar 90. Vas a despachar 40 y quedarte con 50 en falta.

Y el costo de ese día no es el retraso: es que los 50 que quedaron afuera arrastran el día siguiente, que ya tenía sus propios 40. El atraso no se absorbe, se acumula.

El número que importa, entonces, no es el promedio mensual sino el percentil alto: mirá tus últimos noventa días y quedate con el volumen que superaste en el 10 % de los días. Esa es la carga contra la que tenés que dimensionar.

¿Cómo se calcula la capacidad de despacho?

Tres variables, todas medibles:

• Minutos disponibles. Desde que podés empezar a preparar hasta que sale el vehículo. No desde que abrís el depósito.
• Minutos por paquete. Picking, embalaje, etiqueta y control de salida. Cronometralo una semana entera, no un rato.
• Personas efectivas. Las que preparan paquetes, no las que están en el depósito. Quien atiende consultas no está preparando.

La cuenta es directa: (minutos disponibles × personas) ÷ minutos por paquete. Si tenés 240 minutos útiles, dos personas y 6 minutos por paquete, tu techo son 80 paquetes. Ese es el número, no el que te gustaría.

Casi siempre da más bajo de lo esperado, y casi siempre por la misma razón: los minutos por paquete medidos con cronómetro son mayores que los estimados de memoria.

La capacidad no es un solo número

Si vendés en varios canales, cada uno consume de la misma capacidad física pero con reglas distintas. Un envío por Flex tiene una hora de corte; una colecta de un operador tiene otra ventana; un retiro en depósito no tiene ninguna.

Eso significa que 80 paquetes de capacidad total no son 80 paquetes disponibles para cada canal. Son 80 repartidos, y el reparto conviene que sea explícito: cuántos reservás para Flex, cuántos para colectas, cuántos para el resto. Si no lo definís vos, lo define el orden en que entraron las ventas, que es la peor forma de decidirlo.

¿Qué hacer cuando llegás al techo?

Hay cuatro salidas, en orden de costo creciente:

• Mover el horario de corte más temprano. Gratis e inmediato. Prometés menos y cumplís. Lo desarrollamos en el horario de corte en Mercado Envíos Flex.
• Bajar los minutos por paquete. Preparar con anticipación lo que se repite, tener el embalaje armado, imprimir etiquetas por lote. Suele ser la palanca con mejor relación esfuerzo/resultado.
• Sumar personas en la franja pico. No todo el día: sólo en la ventana donde se acumula.
• Tercerizar el fulfillment. La capacidad deja de ser tuya y pasa a ser un costo variable.

Lo que no es una salida es aceptar más volumen del que podés despachar y esperar que se acomode. Eso no se acomoda: se convierte en reclamos, cancelaciones y caída de reputación, con el costo comercial que eso arrastra. Lo vimos desde el lado del cliente en el peligro de una mala experiencia de envío.

Un indicador para mirar todas las semanas

Uno solo: el porcentaje de paquetes despachados dentro del día prometido. No el total despachado, no el promedio de demora. El porcentaje que salió a tiempo.

Cuando ese número empieza a bajar, tu capacidad ya se quedó corta — y lo sabés semanas antes de que aparezca el primer reclamo. Es un indicador que se anticipa al problema en lugar de confirmarlo.

Preguntas frecuentes

¿Con qué frecuencia recalculo la capacidad?
Cada vez que cambie algo del proceso: personal, layout del depósito, tipo de producto o canal nuevo. Y siempre antes de una fecha alta.

¿Conviene tener capacidad ociosa?
Sí, algo. Una operación calibrada al 100 % de su techo no tiene ningún margen para un imprevisto, y los imprevistos son parte del proceso, no la excepción.

¿La capacidad se mide en paquetes o en órdenes?
En paquetes. Una orden puede generar más de un bulto, y lo que consume tiempo de preparación es el bulto.

En resumen

Medí los minutos por paquete con cronómetro, dimensioná contra el percentil alto y no contra el promedio, repartí la capacidad entre canales de forma explícita, y seguí semanalmente el porcentaje despachado a tiempo. Es la diferencia entre enterarte del problema por un indicador o enterarte por un reclamo.